Номенклатура дел организации

Номенклатурой дел называют реестр документов в организации или учреждении, которые имеют унифицированную форму и установленный срок хранения. Номенклатура дел позволяет правильно организовать работу с документами.

Реестр документов применяется для:

• определенной системы группировки документов в дела, разделенные по видам и направлениям, что позволяет быстро и оперативно вести поиск дел;
• обязательной регистрации по разработанным индексам дел и их классификацию, присваивая при этом документам индивидуальные регистрационные номера;
• подготовки и передачи документов в архив;
• хранения документов, имеющих временный срок хранения;
• подготовки описи дел с длительным сроком хранения.

Номенклатурой дел называют многофункциональный документ, применяемый для упорядочения текущих документов в организации или учреждении.

Муниципальные организации и государственные органы, чьи документы хранятся в муниципальных и государственных архивах, а также нотариусы и акционерные общества обязаны составлять номенклатуру дел, этого требуют нормы права.

Номенклатура дел бывает:

• разработана и утверждена в организации или учреждении, специалисты которых знакомы со спецификой создающихся дел и структурой работы организации (учреждения);
• составлена сторонней компанией, занимающейся определенными видами деятельности в составлении документов, на основании заключенного договора;

Номенклатуру дел надо вести в соответствии с методико-нормативными документами. Разрабатывать и нести ответственность за её составление обязаны службы делопроизводства. Это могут быть канцелярии, общие отделы, секретари и т.д.

Вначале определяется наличие и состав имеющихся документов. Изучается устав организации (учреждения), структура, отделы и штатное расписание, распоряжения и приказы, относящиеся к кадровой работе, направления в работе и дела за прошедшее время.

За подготовку номенклатуры дел и составление реестра документов ответственность возлагается на руководителя или специалиста того отдела, который разрабатывает данный документ, информируя при этом архив.

Готовая номенклатура дел печатается на фирменном бланке организации (учреждения), где все необходимые данные отражены в виде таблицы.

Согласовать документ надо со всеми службами, а именно: с ответственным за архив организации (учреждения), с начальником отдела делопроизводства, с председателем экспертной комиссии. Итоговый документ утверждается руководителем (директором).

Номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Копии, заверенные в установленном порядке, надо передать в государственный архив, в службу делопроизводства, и в архив предприятия.

Пройдя всю процедуру оформления, номенклатура дел должна находиться в доступных для ознакомления местах, в том числе размещена на сайте в электронной версии.

Номенклатура дел разрабатывается и утверждается ежегодно, в 4 квартале, с дополнениями и изменениями. В конце каждого года надо сформировать ее в определенной форме специального образца, итоговую запись по движению дел за год.